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Fattura PA

La fatturazione oggi non avviene più come un tempo, e le nuove tecnologie possono essere applicate anche al sistema di individuazione delle spese sostenute, che dovranno essere pagate dal committente.

Per quanto riguarda la Fattura PA, cioè quella che deve essere emessa nei confronti della Pubblica Amministrazione, le regole sono cambiate sin dal 2008.

Infatti, proprio la Finanziaria del 2008 si è occupata di stabilire come l’emissione delle fatture che siano destinate alle Amministrazioni che fanno parte dello Stato debba, ormai, avvenire tramite l’utilizzo della forma elettronica.

Per questi motivi è necessario capire in che cosa consista questa Fattura PA, come debba essere realizzata e quali possano essere le sue forme concrete.

Che cos’è la Fattura PA?

L’espressione Fattura PA si riferisce al sistema di fatturazione elettronica che è stata prevista dal testo aggiornato dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633 del 1972. Questo tipo di fattura, ad oggi, è l’unico accettato dalle Pubbliche Amministrazioni le quali, a loro volta, dovranno utilizzare il così detto Sistema di Interscambio per ottenere ed inviare le fatture.

Per questo motivo utilizzare un programma come Top Fattura vi consentirà di avere a disposizione tutte le funzioni necessarie per andare a compilare la fattura elettronica e allo scopo di poter inviare la Fattura PA a chi la richieda.

Quali sono le caratteristiche della Fattura PA?

La Fattura PA, per poter essere effettivamente regolare e accettabile, dovrà avere delle particolari caratteristiche, che ne determineranno la genuinità.

Le caratteristiche sono le seguenti:
  • La Fattura PA dovrà essere realizzata con l’esportazione di un file in formato XML;
  • Per garantire sia la sicurezza a livello dell’origine, sia la sua autenticità, la Fattura PA dovrà essere corredata dalla firma elettronica qualificata, che sarà apposta proprio da chi emetterà la fattura;
  • Anche il contenuto della fattura, e la sua integrità, saranno sempre garantiti dall’utilizzo della firma elettronica;
  • La trasmissione della fattura dovrà vedere la presenza di un codice identificativo univoco che riguarderà l’ufficio destinatario della fattura. Questo potrà essere individuato accedendo agli indici generali delle Pubbliche Amministrazioni;
Solo iniziando a rispettare queste caratteristiche si potrà avere una fattura PA elettronica in grado di essere accettata, e ovviamente pagata, da un ufficio che appartenga all’Amministrazione Pubblica.

Il contenuto della Fattura PA

Oltre a quelle che sono le caratteristiche generali che sono state appena enumerate, la Fattura PA dovrà anche avere un contenuto ben preciso per poter essere ritenuta tale e per far accedere chi abbia lavorato al pagamento delle sue prestazioni.

In particolare, il contenuto della Fattura PA prevede la presenza delle informazioni che dovranno essere inserite obbligatoriamente nel documento. Queste saranno, ovviamente, informazioni di tipo rilevante dal punto di vista fiscale.

Quindi, ad esempio, sarà fondamentale inserire i dati del prestatore d’opera, la sua partita IVA, la residenza o la sede legale e così via, in modo da creare un’identificazione univoca della persona o dell’azienda che abbia lavorato per la Pubblica Amministrazione.

Inoltre, il formato della Fattura PA elettronica dovrà consentire di accedere alle informazioni ritenute indispensabili per trasmettere correttamente la fattura stessa, utilizzando il “famoso” sistema di Interscambio, l’unico ritenuto in grado di consentire lo svolgimento genuino delle operazioni di invio e di ricezione della fattura stessa.

Quindi, allo scopo di consentire una maggiore automazione a livello informatico per tutto il processo di fatturazione, come integrazione delle informazioni ritenute obbligatorie per la Fattura PA, si prevede anche la possibilità di inserire ulteriori dati all’interno del documento, quali:
  • Tutte le informazioni utili per consentire la dematerializzazione completa del procedimento di ciclo passivo; questo avviene mediante l’integrazione della fattura con quelli che sono sistemi gestionali particolari, proprio come accade per il nostro programma Top Fattura, che dà la possibilità di seguire tutto il ciclo di creazione e compilazione della Fattura PA senza dover utilizzare diverse funzionalità esterne;
  • Quelle informazioni che possono essere interessanti dal punto di vista informativo, ad esempio per accordi intercorrenti tra operatori economici e le Amministrazioni pubbliche, oppure per quelle che sono le esigenze informative dell’emittente. Ad esempio, si potrà fare riferimento ai beni o ai servizi particolari che siano stati offerti, o ad elementi che possano risultare utili alle parti a seconda degli accordi presi;

Che cos’è il sistema di interscambio per le Fatture PA?

Si è visto come l’invio della Fattura PA debba avvenire tramite il Sistema di Interscambio. Ci si potrebbe chiedere che cosa sia tale sistema e in che cosa consista il suo utilizzo.
In generale, il Sistema di interscambio viene gestito dall’Agenzia delle Entrate e può essere definito come un sistema informatico.

Esso ha diverse funzioni, tra le quali si ricordano le seguenti:
  • Ricezione delle fatture PA elettroniche sotto forma di file che rispettino proprio le caratteristiche viste per la Fattura PA;
  • Consentire l’esecuzione di controlli relativi ai file ricevuti;
  • Dare la possibilità di inoltrare le fatture alle Amministrazioni che ne siano destinatarie;
Quindi, il Sistema di Interscambio è utile sia alle Amministrazioni Pubbliche, sia all’Agenzia delle Entrate, ma anche ai privati e alle aziende che lavorino e che prestino delle opere a favore della PA. Infatti, la Pubblica Amministrazione riceverà le fatture tramite tale metodo, l’Agenzia delle Entrate avrà la possibilità di usarlo per effettuare i controlli, e il privato, o l’azienda, che abbia lavorato, potrà usarlo come metodo per inviare i propri documenti.

Diversamente da ciò che si potrebbe pensare, il Sistema di Interscambio non si occupa di quella che può essere l’archiviazione delle Fatture PA e della loro conservazione, ma solo di quelli che sono, appunto, gli “scambi”.

Nel momento in cui venga utilizzato il Sistema di Interscambio, questo vedrà la distinzione tra tre tipi differenti di file:
  • Il file per la Fattura PA che avrà formato XML e si dovrà attenere a quelle che sono le indicazioni di legge. Con questo sistema si potrà inviare sia una fattura singola, sia un insieme di fatture distinte tra loro;
  • I file archivio che avranno formato ZIP e potranno contenere diversi documenti, in genere differenti fatture;
  • I file messaggio, che saranno sempre file con formato XML che dovranno essere conformi agli schemi previsti sempre a livello legislativo;

Come firmare la Fattura PA?

Si è visto come la Fattura PA, per poter essere accettata e considerata autentica, dovrà essere firmata in un modo specifico.

Non si tratta di una semplice firma, ma di una firma qualificata che consente di avere a disposizione alcune garanzie, quali:
  • L’integrità di tutte le informazioni che saranno contenute all’interno della Fattura PA elettronica;
  • L’autenticità di chi abbia emesso la fattura;
In questo modo, quindi, l’Amministrazione saprà che chi abbia emesso la fattura sarà proprio quel soggetto, o persona giuridica, che avrà lavorato per loro, e chi abbia inviato la fattura avrà la certezza di non essere “confuso” con altri tipi di lavoratori.

Per poter avere il certificato relativo alla firma qualificata sarà necessario rivolgersi a quelli che sono i certificatori presenti nell’elenco indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale. In questo modo, la firma verrà resa autentica e potrà essere sempre utilizzata per la Fattura PA senza problemi.

I formati di firma che sono ammessi dal sistema di interscambio per la Fattura PA elettronica sono i seguenti:
  • CAdES-BES che è stato reso ammissibile dalla normativa legata alla materia fiscale a partire dal 1° settembre del 2010;
  • XAdES-BES con l’accettazione solo della modalità Enveloped per l’utilizzo e l’invio di questo tipo di firma;
A seconda del formato della firma che sarà stato adottato, si potrà avere un differente formato per l’estensione del file: il formato “.xml.p7m” (per la firma CAdES-BES) oppure il formato “.xml” (per la firma XAdES-BES).

Nel caso in cui la Fattura PA venga inviata in un file archivio, in quanto faccia parte di un insieme di fatture differenti, la firma non dovrà riguardare il file stesso, ma tutti i differenti file di Fattura PA presenti all’interno dell’archivio.

Perché si usa la Fattura PA?

Utilizzare programmi come Top Fattura per realizzare le proprie Fatture PA elettroniche potrebbe sembrare troppo gravoso, oppure non accessibile a chi abbia fatturato, sino ad oggi, con un sistema più tradizionale.

La Fattura PA è stata sicuramente introdotta allo scopo di snellire molti procedimenti per l’invio, il controllo e la ricezione delle fatture stesse. Questo non solo per la Pubblica Amministrazione, ma anche per i privati e le aziende che lavorino con il settore pubblico.

Infatti, la Fattura PA per i fornitori consentirà di abbattere i costi: potrete realizzare da voi la fattura, non dovrete aggiungere marche da bollo e non dovrete occuparvi di inviare per posta o, peggio, di portare a mano la vostra fattura.

Anche a livello degli uffici della Pubblica Amministrazione la Fattura PA è diventata uno strumento essenziale e irrinunciabile, in quanto ha consentito di ridurre molto la burocrazia e anche le tempistiche per le evasioni delle fatture stesse, con un ulteriore vantaggio per i fornitori.

Per questi motivi la Fattura PA è sicuramente il metodo del futuro e probabilmente si estenderà non solo ai rapporti con la Pubblica Amministrazione, ma anche a quelli intercorrenti tra i singoli e a livello privato.

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