Prova GRATIS
Accedi

Fatturazione Elettronica

La chiamano fatturazione elettronica, fattura PA, fatturazione digitale … non importa il nome, ciò che importa è che qui ora e bisogna iniziare a comprenderla. Dunque vediamo insieme di capire di cosa si tratta, addentrandoci nei dettagli che potrebbero apparire più oscuri ai profani.

FATTURA PA: COS’È

Ne parlano tutti, c’è chi la maledice, chi la benedice … ma cos’è di preciso la fattura elettronica?

Probabilmente hai iniziato a sentirla nominare nel 2005, quando è stato stabilito che la fattura elettronica inizi ad essere valida al momento di emissione e non al momento della trasmissione. Poi l’avrai risentita nel 2008, quando l’Unione Europea ha iniziato a ventilare l’idea secondo cui gli Stati membri si sarebbero dovuti dotare di normative più specifiche e precise per regolare la fatturazione degli acquisti in forma elettronica, un tipo di commercio che, lo sappiamo bene, non fa che aumentare. E infine ne avrai sentito parlare nel 2014 come qualcosa di imminente e ineluttabile, quasi fosse una spada di Damocle che pende sul tuo capo. Ma cos’è la fattura elettronica? E perché la chiamano anche fattura PA?

Per fatturazione elettronica s’intende un tipo di fattura emessa, trasmessa e conservata in formato digitale. Detta così sembra semplice, a questo punto starai lì a pensare “ah, ok, pensavo peggio, vale il pdf …” Eh, no. Errore. La fattura elettronica ha delle caratteristiche ben precise e il documento che tu emetti in pdf non vale in quanto va stampato per essere ufficiale, mentre la fattura elettronica è valida nel momento in cui viene emessa, senza bisogno di stamparla. Di per sé il pdf è semplicemente un documento che compili, mentre la fattura elettronica è un flusso di dati strutturati che però contiene le stesse informazioni che conterrebbe normalmente un documento cartaceo.

FATTURA ELETTRONICA: CHI SONO GLI AGENTI COINVOLTI?

Prima ancora di addentrarsi nel merito della fatturazione elettronica, occorre sapere chi sono i protagonisti di quest’avventura.

La fattura elettronica coinvolge tre agenti:

  • Il fornitore o il suo intermediario, vale a dire chi emette la fattura elettronica.
  • Il Sistema di Interscambio.
  • La Pubblica Amministrazione o più in generale il destinatario a cui la fattura elettronica viene trasmessa.

FATTURA ELETTRONICA: A CHI INTERESSA?

Abbiamo parlato degli agenti coinvolti nella fatturazione elettronica, ma nello specifico di chi parliamo? Ci sono gli enti di Pubblica Amministrazione, ovvero quegli enti che hanno richiesto il servizio di cui si parla nella fattura, e colui o chi per lui fornisce tale servizio o bene. Ma c’è di più.

VANTAGGI PER IL FORNITORE

Il passaggio da fatturazione tradizionale a fatturazione elettronica può sembrare una gran seccatura, un lavoro in più per l’amministrazione … eppur tuttavia comporta non solo oneri, ma anche benefici per chi la emette. Di cosa parliamo nello specifico?

Quando parliamo di benefici legati alla fatturazione elettronica, la prima cosa che viene in mente è l’abbattimento dei costi. Sembrerà banale, ma emettere e trasmettere una fattura in via digitale innanzitutto ti fa risparmiare su carta, spedizione, timbri e quant’altro. Il secondo vantaggio per il fornitore riguarda una grossa semplificazione del lavoro burocratico, che sappiamo essere sempre un immane incubo in cui nessuno vorrebbe mai incappare.

Per quanto riguarda le fatture a enti non amministrativi, se preferisci puoi comunque continuare a utilizzare la fatturazione tradizionale, dunque puoi contare su gestioni diverse di diversi documenti, evitando in tal modo la confusione.

PER LA PA

Ciascun ente di Pubblica Amministrazione ha dovuto, dal 6 giugno 2014, dotarsi di un ufficio specifico per la ricezione di ciascuna fattura elettronica, il che comporta naturalmente un grosso sgravio di lavoro sugli uffici centrali, senza contare il fatto poi che l’ente può in tal modo scorrere più fluidamente. Allo stesso modo tutti i dati identificativi dell’ente di Pubblica Amministrazione sono stati inseriti nell’apposito Indice di cui abbiamo detto sopra.

FATTURAZIONE ELETTRONICA: PERCHÉ SI PARLA DI FATTURA PA?

Abbiamo detto che la fattura elettronica viene anche chiamata fattura PA, ma perché? Cosa significa?

Beh, la ragione di questa definizione è molto semplice: la fattura elettronica è un tipo di fattura emessa e trasmessa tendenzialmente agli enti di Pubblica Amministrazione. È pur vero che negli ultimi anni la fattura elettronica si sta diffondendo anche tra i privati, ma già dal 6 giugno 2014 risulta obbligatoria per la Pubblica Amministrazione, dunque ecco perché prende anche il nome di fattura PA.

FATTURA ELETTRONICA: CARATTERISTICHE

La fattura elettronica si distingue principalmente per quattro caratteristiche:
  1. Il formato. La fattura PA è e può soltanto essere emessa in formato XMS (eXtensible Markup Language).
  2. Il Sistema di Interscambio. Dicevamo che la fattura elettronica può essere emessa solo in formato XMS. Bene, questo è perché il Sistema di Interscambio, ovvero il mezzo, la piattaforma attraverso la quale la fattura PA viene emessa, legge soltanto quel formato. Il Sistema di Interscambio è in grado non soltanto di ricevere ciascuna fattura elettronica, ma anche di controllare tutti i file ricevuti ed inoltrarli ai destinatari specifici. Tuttavia l’SdI non è addetto ad archiviare e conservare nessuna fattura PA. Si tratta di una piattaforma gestita direttamente dall’Agenzia delle Entrate. Nella varietà di controlli effettuati dal Sistema di Intercambio vi è non soltanto lo stato della fattura, ma anche la dimensione del file, l’integrità del documento, la nomenclatura e l’unicità del file trasmesso, la verifica del certificato di autenticità della firma. E poi ancora l’SdI effettua verifiche sul contenuto e sulla validità della fattura elettronica, oltre che questa si unica. Nel caso in cui ci siano degli errori di questo o qualunque altro genere, il Sistema di Interscambio fornisce all’emittente una notifica di scarto, il che significa che la fattura va rifatta. Per essere certo di non sbagliare nulla, comunque, puoi provvedere tu stesso a un controllo prima di trasmettere la fattura elettronica tramite l’applicazione specifica, che puoi trovare qui.
  3. Autenticazione. Con la fatturazione elettronica non c’è pericolo di contraffazione poiché ciascuna fattura è autenticata mediante l’apposizione della firma digitale qualificata da parte di chi emette il documento. Qualunque persona fisica può dotarsi di una firma digitale unica: per farlo puoi rivolgerti ai certificatori accreditati autorizzati dall’Agenzia per l’Italia Digitale. In alternativa puoi richiedere una Carta Nazionale dei Servizi direttamente al tuo ufficio della Camera di Commercio.
  4. Il codice identificativo. Naturalmente l’autenticazione deve essere bilaterale affinché la fattura venga ritenuta valida. Per questo la trasmissione della fattura elettronica è vincolata alla presenza di un codice unico di identificazione dell’ente specifico al quale si emette. Puoi trovare ciascun codice nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

FATTURA ELETTRONICA: OBBLIGHI

Naturalmente la fatturazione elettronica comporta anche degli obblighi, non soltanto dei benefici.

Abbiamo detto che deve rispettare dei principi ben precisi, pena il rigetto da parte del Sistema di Interscambio, ma non solo. La fattura PA deve infatti conservata tassativamente nello stesso formato in cui è stata ricevuta. Per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione, lo ribadiamo, la fatturazione elettronica è l’unico metodo in vigore. Infine, bisogna puntualizzare che prima ancora di compilare ed emettere la fattura PA bisogna aver raggiunto un accordo in merito con la controparte, ovvero, l’ente di Pubblica Amministrazione a cui la fattura è trasmessa deve essere previamente messo a conoscenza di tutti i dettagli.

FATTURA ELETTRONICA: INDICAZIONI PRATICHE

Sia l’operatore economico, in altre parole di fornitore di beni e servizi presso un ente di Pubblica Amministrazione, che l’ente stesso possono scegliere se adeguare il proprio sistema di gestione delle fatture ai meccanismi della fatturazione elettronica oppure rivolgersi a un intermediario. Tuttavia esiste una differenza fondamentale: nel caso del fornitore l’intermediario può fornire gli strumenti di supporto per la compilazione, la trasmissione e la conservazione sostitutiva della fattura elettronica, ma l’ente di Pubblica Amministrazione può servirsi di un intermediario solo per quanto riguarda la ricezione del denaro e la conservazione sostitutiva del documento.

FATTURA ELETTRONICA: CHI SONO GLI INTERMEDIARI

Gli intermediari sono i terzi a cui sia il fornitore che la Pubblica Amministrazione possono rivolgersi per gestire la fatturazione elettronica, ma quali sono i soggetti che possono ergersi a tale ruolo?

In primis sono banche, Poste, intermediari finanziari di vario genere, intermediari di filiera, professionisti, imprese ICT a potersi configurare come intermediari sulle questione di fatturazione elettronica, tuttavia nel caso degli operatori economici è possibile rivolgersi anche alla Camera di Commercio oppure registrarsi al MePa (Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione), coordinato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, per ricevere gli strumenti utili in termini di trasmissione e conservazione di ciascuna fattura elettronica emessa sempre nei termini previsti dal Sistema di Interscambio.

FATTURA ELETTRONICA: SICUREZZA

A breve dovrebbe diventare operativa una nuova funzionalità, già annunciata dal maggio 2017, che garantisca un maggiore livello di sicurezza per le comunicazioni che avvengano all’interno del Sistema di Interscambio. In particolare, sarà necessario un certificato SSL, e potranno essere utilizzati canali SDICoop, SPCoop e SDIFTP accreditati presso il Sistema di Interscambio anche per la trasmissione delle comunicazioni IVA. Trovi tutte le informazioni utili qui. A questo punto non resta che immergersi nel mondo della fatturazione elettronica, che ben presto probabilmente diverrà la regola anche per i privati. Puoi trovare un modello di fattura elettronica, oltre che altra documentazione utile, direttamente sul sito ufficiale del governo.


PROVA GRATIS / ACCEDI